• Politika kakovosti
• Proces kakovosti in odličnosti
• Sistem vodenja kakovosti ISO 9001
• Družbena odgovornost
• Prispevki in referati UE Ljutomer na temo kakovosti
• Vizija, poslanstvo, vrednote

Politika kakovosti ter predstavitev organizacije

Upravna enota Ljutomer si želi dobro uresničevati svoje poslanstvo, to je izvajanje upravnih nalog na lokalnem nivoju. Ob upoštevanju načel zakonitosti, strokovnosti, učinkovitosti in preglednosti želimo konsistentno dosegati zastavljene cilje. Ob tem si prizadevamo, da so pričakovanja vseh udeleženih strani, to je strank, zaposlenih, Vlade RS in širše družbene skupnosti, uravnoteženo izpolnjena.

Prizadevamo si ustvariti prijetno, ustvarjalno okolje. Trudimo se, da je naše poslovanje racionalno organizirano. Zato z gospodarno rabo sredstev želimo dosegati boljše rezultate. Zahtevke naših strank poskušamo že v prvo rešiti dobro in prav, zato dajemo prednost samokontroli pred kontrolo. Našemu gospodarstvu želimo nuditi najboljšo podporo, da bo postalo znotraj EU eno izmed najkonkurenčnejših. Predvsem želimo biti usmerjeni k uporabnikom naših storitev. Ob upoštevanju kodeksa ravnanja javnih uslužbencev si prizadevamo, da stranke opazijo, da je naše delo opravljeno dobro, koristno in smiselno.

Z vzdrževanjem dobrih medsebojnih odnosov in nenehno skrbjo za razvoj vsakega posameznika v organizaciji gradimo organizacijsko kulturo, ki bo omogočala doseganje vseh zastavljenih ciljev.

V svoji viziji želimo, da bo UE Ljutomer postala model racionalne in kakovostne upravne enote, ki si bo z ugledom pridobila visoko stopnjo zaupanja ter zadovoljstva strank, zaposlenih in družbenega okolja. 

Kultura naše organizacije temelji na vrednotah zakonitost, uspešnost, usmerjenost k uporabniku in zaposlenim, integriteta ter nepristranost. S spoštovanjem etičnih načel, fleksibilnostjo, znanjem smo se pripravljeni prilagajati spremembam in novim načinom delovanja.

Z izvajanjem in vzdrževanjem sistema vodenja po standardu ISO 9001 ter uporabo modelov CAF in PRSPO ter sistemom notranjih kontrol vzpostavljamo nadzor nad delovnimi procesi, nad medsebojnimi odnosi, nad našimi cilji, vrednotami, in si zagotavljamo pot k naši poslovni odličnosti.

Ta izjava o politiki kakovosti zavezuje vse zaposlene v upravni enoti, da jo s svojim osebnim zgledom dnevno udejanjamo.

Stanislav Modlic, univ. dipl. inž. agr.

    v.d. načelnika upravne enote

Upravna enota se na podlagi opredeljenega poslanstva, vizije in vrednot ves čas svojega delovanja usmerja k uporabnikom svojih storitev, njihovim potrebam ter pričakovanjem.

Naš cilj je, da bi se državljani z zaupanjem obračali na nas, od nas pa odhajali zadovoljni. Predvsem želimo doseči, da bi opazili, da svoje delo opravljamo odgovorno, da jim pomagamo in jim koristimo. Z našim ravnanjem hočemo spremeniti stereotip o »birorokratskem« obnašanju  državne uprave, ki je prisoten v javnosti. Pričakovanja vseh prepoznanih udeleženih strani v našem poslovanju želimo izpolnjevati načrtno in obvladovano, zato smo v zadnjih letih v svoje poslovanje postopoma vgrajevali nekatera preverjena orodja in metode za izboljšanje in vodenje kakovosti ter se vključevali v različne projekte v okviru reforme javne uprave. Pomembnejše aktivnosti in mejniki, ki izkazujejo nenehno izboljševanje in vztrajanje na poti k uspešnost upravne enote v zadnjih letih, so:

Poseben mejnik v našem razvoju je uvedba sistema kakovosti, ki je poudaril pomen naših odjemalcev ter nas usmeril k prizadevanjem za uspešno obvladovanje procesov. Tako smo spoznali, da tudi upravni procesi tečejo skozi posamezne službe in oddelke in jih je zato treba obravnavati kot celoto. Organiziranje dela podrjamoi dejanskim informacijskim tokovom, kot jih doživljajo stranke. Eden izmed ciljev upravne enote je, da bi postopoma prešli iz oddelčne v procesno organizacijo.

Mejnik smeri nadaljnjega razvoja, predvsem glede vrednot in ciljev, so tudi samoocene po modelu PRSPO in CAF, ki smo jih na lastno iniciativo izvedli v preteklih letih in na podlagi katerih smo na primer ugotovili, da so največje priložnosti za izboljšave na področju meril »partnerstev in virov« ter »vpliva na družbo«. Po analizi samoocen v letu 2002 smo revidirali tudi svojo politiko kakovosti, v kateri je zdaj opredeljeno, da želimo uravnoteženo, ne samo izpolnjevati, ampak tudi presegati,  pričakovanja vseh udeleženih strani, to je naših strank, zaposlenih, lastnikov (Vlade RS), okolja in širše družbene skupnosti.

Priložnosti za izboljšanje v naši UE in tudi širše vidimo v razvoju meril in kazalcev uspešnosti, v kar so usmerjena naša prizadevanja v zadnjih treh letih. Predvsem pa si prizadevamo odkriti čim več korelacij med aktivnostmi in procesi ter doseženimi rezultati, saj pot do dobrih rezultatov ne sme biti splet »slučajnih dogodkov«. Priložnosti za napredovanje vidimo tudi v razvoju pristopov upravljanja z zaposlenimi, saj se zavedamo, da še tako dodelan sistem zahteva odgovorne zaposlene, ki čutijo pripadnost organizaciji, se čutijo odgovorne za rezultate, hkrati pa so motivirani za ustvarjalno in inovativno sodelovanje.

Sistem kakovosti smo vzpostavili leta 1999, ko smo kot prva UE v RS prejeli certifikat kakovosti po standardu ISO 9002:1994, ki nam ga je podelil Slovenski inštitut za kakovost in meroslovje. V letu 2002 smo svoj sistem vodenja uskladili s standardom ISO 9001:2000.

Sistem kakovosti, ki je pri nas integriran v sistem vodenja upravne enote,  je sredstvo za zagotavljanje kakovosti storitev in uresničevanje politike ter ciljev kakovosti, ki so dokumentirani v Poslovniku kakovosti in opredeljuje organizacijsko strukturo, odgovornosti, postopke za vodenje procesov in vire za delovanje UE.

Sistem deluje po principu PDCA - Demingovega kroga, ki pomeni planiranje aktivnosti, izvajanje aktivnosti, preverjanje, kako je aktivnost izvedena in uvajanje potrebnih korektivnih ukrepov. S pomočjo PDCA cikla obvladujemo vse procese in strmimo k njihovemu nenehnemu izboljševanju, posebej pa želimo zaznati in zadovoljiti interese naših odjemalcev.   

O uspešnosti sistema procesov se enkrat letno izdela Poročilo o obvladovanju procesov, ki zajema število zastojev v posameznem procesu, analizo vzrokov in analizo ukrepov. Na podlagi te analize pripravi vodstvo strateške cilje glede obvladovanja procesov za naslednje leto.

Vodstvo (kolegij načelnika) najmanj enkrat letno, predvidoma v januarju,  preveri tudi ustreznost izvajanja politike, doseganje ciljev ter učinkovitost sistema vodenja. Na osnovi takih pregledov po potrebi spreminja, dopolnjuje politiko, cilje ali sistem vodenja.

Polletno ali tričetrtletno pa se pregledajo le ključni kazalci doseganja ciljev, predvsem glede učinkovitosti dela UE, ter sprejmejo ustrezni korektivni in preventivni ukrepi za doseganje letnih ciljev.

Zapis (gradivo) o vodstvenem pregledu vsebuje naslednje vhodne podatke in poročila, ki kažejo na vsebino našega ravnanja skozi leto in opredeljujejo bistvene aktivnosti obvladovanja kakovosti po standardu ISO 9001:2000:

Področje, ki ga pokriva UE Ljutomer, je med gospodarsko najbolj nerazvitimi in demografsko ogroženimi območji v Republiki Sloveniji, zato se še posebej zavedamo svoje odgovornosti, saj menimo, da s kakovostno upravno storitvijo lahko prispevamo k zmanjšanju razvojnega zaostanka našega področja. Tako se na primer v upravnih zadevah, ki so pogoj za začetek investicij, držimo načela, da »denar nikoli ne sme čakati papirjev« in naredimo vse, kar je v naši moči, da se dovoljenja čim prej izdajo in ne pride do zastoja investicije. V upravni enoti spodbujamo zaposlene in jim omogočamo, da se kot javni uslužbenci zmeraj vedejo družbeno odgovorno, tako navznoter (npr. izraba delovnega časa, poraba virov, učinkovitost) kot tudi s tem, da se v imenu upravne enote udeležujejo srečanj naših partnerjev, to je društev, strokovnih združenj, interesnih skupin ter delovnih teles lokalnih skupnosti in jim po svojih močeh poskušajo pomagati.

Zavedamo se, da je za našo učinkovitost izjemno pomembno tudi notranje okolje in počutje zaposlenih, zato že od leta 1999 spremljamo njihovo zadovoljstvo. Vodstvo skupaj z zaposlenimi nenehno išče možnosti za izboljšanje notranjega komuniciranja, odnosov, delovnega okolja, nagrajevanja in osebnostnega razvoja.

Svojo družbeno odgovornost razumemo tudi tako, da spodbujamo in širimo kulturo prizadevanj za kakovostno delo tudi zunaj UE v drugih upravnih organih, saj se zavedamo, da je javna uprava lahko resnično učinkovita le kot celota. Vključujemo se v razvojne projekte v okviru reforme javne uprave, prav tako pa dajemo pobude za spremembe tistih predpisov za katere menimo, da iz birokratskega vidika otežujejo uveljavljanje pravic naših strank.

Ravnanje in odnos do ključnih deležnikov imamo opredeljen v svojih strateških dokumentih, svoje odločitve pa sprejemamo uravnoteženo glede na njihova pričakovanja. Naši ključni deležniki so:

• stranke (državljani, pravne osebe),
• zaposleni,
• Vlada RS,
• družbeno okolje (lokalne skupnosti, gospodarski subjekti, ustanove javnega in zasebnega prava).

V UE vzpodbujamo tudi odgovornost do okolja in narave, seveda v okviru možnosti svojega delovanja. Tako smo pristopili k selekcioniranemu zbiranju papirja, uporabljamo recikliran papir v pisarniškem poslovanju ter skrbimo in nadziramo racionalno porabo energetskih virov.

V upravni enoti Ljutomer spoštujemo in razvijamo:

Vrednote:

Zakonitost

Pri svojih odločitvah in delu skrbimo, da ne kršimo zakonodaje in predpisov. Našim strankam zagotavljamo pravno varen in pravočasen proizvod, ki ga dosegamo z odgovornim in avtonomnim ravnanjem vseh zaposlenih.

Usmerjenost k uporabniku in zaposlenim

Svoje delo presojamo z vidika odjemalcev ter jim želimo koristiti. Ustvarjamo okolje, kjer se stranke z zaupanjem obračajo na nas, od nas pa odhajajo zadovoljne. Prizadevamo si za ustvarjalno in prijetno okolje znotraj organizacije in nenehno rast notranje kultura in dobrega počutja zaposlenih.

Integriteta

Nikoli se ne odrečemo spoštovanju našega etičnega kodeksa in vrednot. Naša dejanja vodijo moralna načela in ne preračunljivost.

Nepristranost

Do vseh odjemalcev se obnašamo enako, ne glede na spol, veroizpoved, starost, politično prepričanje, raso in družbeni položaj.

Uspešnost

Zastavljene cilje dosegamo z gospodarno in učinkovito rabo sredstev, človeških in finančnih virov.

Poslanstvo:

Izvajanje zakonodaje iz svoje pristojnosti v skladu s pričakovanji vseh udeležencev.

Vizijo:

Postati model racionalne in ene najuspešnejših upravnih organizacij z visoko stopnjo zaupanja ter zadovoljstvo strank, zaposlenih in družbenega okolja.